Die Anbindung eines neuen Mitarbeiters an die Informationssysteme der Stadt Marseille beschränkt sich nicht auf die einfache Übergabe von Zugangsdaten. Der Prozess umfasst mehrere Abteilungen, unvermeidbare Fristen und Fachwerkzeuge, deren Konfiguration die Autonomie des Mitarbeiters bereits in den ersten Wochen bestimmt.
Technische Voraussetzungen vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters in Marseille
Die Direktion für Informationssysteme (DSI) muss die Anfrage zur Erstellung eines Kontos mindestens zwei Wochen vor dem tatsächlichen Ankunftsdatum erhalten. Diese Frist umfasst die Zuweisung eines Arbeitsplatzes, die Generierung der Netzwerkzugangsdaten und die Konfiguration der beruflichen E-Mail.
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Der Abteilungsleiter übermittelt der Personalabteilung ein Zugangsanforderungsformular, in dem der erforderliche Anwendungsbereich angegeben ist. Jede allgemeine Direktion (DGA) hat ihre eigenen Fachanwendungen, und die Berechtigung hängt von der hierarchischen Zuordnung des Mitarbeiters ab. Ein Fehler bei der Zuordnung im Organigramm verzögert die gesamte Kette.
Wir empfehlen, drei Punkte vor dem Arbeitsbeginn zu überprüfen:
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- Das genehmigte Stellenprofil erwähnt die erforderlichen Anwendungen (AZUR, Connect RH Agent, spezifische Fachsoftware für den Einsatzbereich).
- Das Büro oder der Arbeitsplatz ist mit einem an das interne Netzwerk angeschlossenen Computer ausgestattet, mit konfigurierten Druckrechten.
- Der physische Zugangsausweis für die Räumlichkeiten wurde beim Sicherheitsdienst bestellt, da die Herstellung mehrere Arbeitstage in Anspruch nimmt.
Wenn man den Agenten der Stadt Marseille mit Les Clefs du Net verbindet, bilden diese technischen Voraussetzungen die Grundlage, ohne die kein weiterer Schritt ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.
Aktivierung des Portals Connect RH Agent und Konfiguration AZUR
Connect RH Agent ist das zentrale Portal für die administrative Nachverfolgung für jeden Mitarbeiter der Stadt Marseille. Über diese Schnittstelle hat der Mitarbeiter Zugriff auf seine persönliche Akte, kann seine digitalisierten Gehaltsabrechnungen einsehen und den Fortschritt seines Mitarbeitergesprächs verfolgen.
Die Aktivierung des Connect RH Agent-Kontos erfordert eine von der Personalabteilung am Ankunftstag übermittelte Identifikation, begleitet von einem vorläufigen Passwort, das bei der ersten Anmeldung geändert werden muss. Der neue Mitarbeiter muss unbedingt eine persönliche Notfall-E-Mail-Adresse für das Passwort-Wiederherstellungsverfahren angeben.
Konfiguration von AZUR für die Bewerter
Seit 2023 werden die Mitarbeitergespräche direkt im AZUR von der N+1-Person erfasst. Der Mitarbeiter selbst verfolgt den Prozess über Connect RH Agent. Damit dieser Ablauf ab der Ankunft funktioniert, muss das Profil des Mitarbeiters im AZUR dem richtigen Bewerter zugeordnet sein.
Ein häufiger Fehler: Der N+1 wurde im AZUR nicht als Bewerter für den neuen Mitarbeiter angegeben. Der Personalservice muss diese hierarchische Verbindung im Tool vor der ersten Gesprächsrunde validieren. Ohne diese Konfiguration kann das Mitarbeitergespräch nicht online initiiert werden.
Administrative Unterlagen und standesamtliche Formalitäten zu vervollständigen
Die administrative Akte eines kommunalen Mitarbeiters umfasst Unterlagen, die die Personalabteilung im Vorfeld sammelt, aber mehrere Dokumente können erst am Ankunftstag oder in den folgenden Tagen übergeben werden.
- Das Familienbuch oder der Geburtsauszug, der für die Ansprüche im Zusammenhang mit der familiären Situation erforderlich ist (Familienzuschlag, berechtigte Angehörige der Krankenversicherung).
- Der Bankauszug zur Konfiguration der Gehaltsabrechnung.
- Die aktuelle Wohnsitzbescheinigung, die manchmal für die Berechnung der Transportkosten angefordert wird.
- Das ärztliche Attest über die Eignung, ausgestellt von einem zugelassenen Arzt, das vor der tatsächlichen Amtsübernahme erforderlich ist.
Jede Verzögerung bei der Übergabe der vollständigen Akte blockiert die erste Gehaltsabrechnung. Der Personalservice kann die Abrechnung nicht einleiten, solange die Akte unvollständig bleibt. Wir beobachten, dass dieser Punkt die Mehrheit der Unannehmlichkeiten bei neuen Mitarbeitern verursacht.
Fall der in den Stadtverwaltungen eingesetzten Mitarbeiter
Marseille arbeitet mit Stadtverwaltungen, die über ihre eigene administrative Organisation verfügen. Ein Mitarbeiter, der in einem Bezirk eingesetzt ist, muss manchmal eine doppelte Registrierung vornehmen: bei der zentralen Personalabteilung und beim Verwaltungsdienst der betreffenden Stadtverwaltung. Die Informationen zu Arbeitszeiten, Sprechstunden und spezifischen Zugängen zum Gebäude des Bezirks werden vom lokalen Verantwortlichen übermittelt.
Integrationsprozess und soziale Begleitung des neuen Mitarbeiters
Die Stadt Marseille organisiert umfassende Integrationssitzungen für neue Mitarbeiter. Diese Sitzungen umfassen die Vorstellung des Organigramms der DGAs, die Entdeckung der Werte der Gemeinschaft und einen Austausch mit den gewählten Vertretern oder der Geschäftsführung.
Über diese kollektive Sitzung hinaus besteht seit 2024 der Trend im öffentlichen Dienst darin, einen formalisierten Integrationsprozess mit Meilensteinen nach sechs und zwölf Monaten zu strukturieren. Dieser Prozess beschränkt sich nicht auf einen Empfangs-Morgen: Er umfasst einen benannten Ansprechpartner, einen Überblick über die sozialen Rechte und Arbeitsbedingungen sowie eine regelmäßige Nachverfolgung durch den N+1.
Bereich Arbeitsbedingungen und Bereitschaftsdienste
Die kürzliche Erhöhung der Bereitschafts- und Einsatzvergütungen im kommunalen öffentlichen Dienst verändert die Elemente, die dem neuen Mitarbeiter präsentiert werden müssen. Die Berechnungsmethoden für die zusätzlichen Vergütungen (Bereitschaftsdienste, Einsätze, Überstunden) müssen bereits bei der Ankunft erklärt werden, insbesondere für Mitarbeiter der technischen Bereiche, die in operativen Diensten eingesetzt sind.
Der Integrationsbeauftragte spielt hier eine zentrale Rolle. Er stellt sicher, dass der Mitarbeiter seine Rechte verstanden hat, dass er Connect RH Agent nutzen kann, um seine Gehaltsdaten einzusehen, und dass seine IT-Zugänge voll funktionsfähig sind.
Ein Mitarbeiter, der korrekt mit den Tools verbunden ist und in der ersten Woche über seine Rechte informiert wird, reduziert die Anfragen an den Personalservice während der Probezeit erheblich. Die Qualität des Onboardings beeinflusst direkt das langfristige Engagement.